ASML x Brabant C project

Voorafgaand aan de feitelijke aanvraag, wordt een voortraject doorlopen. Dit doen we om vooraf een inschatting te kunnen maken of het project bij Brabant C zou kunnen passen. Door met een van onze scouts de aanvraag voor te bereiden, kan op tijd worden bijgestuurd of evt. worden verwezen naar andere, voor het project meer passende financieringsmogelijkheden. Als (potentiële) aanvrager doe je er daarom goed aan al in een vroeg stadium van je project contact op te nemen met een van onze scouts.

Voordat je daadwerkelijk de aanvraag kunt gaan doen, maak je een account aan in ons aanvraagsysteem AIMS.

Als je een account hebt aangemaakt in AIMS, vul je het digitale intakeformulier in. Je legt in dit formulier als het ware je project langs de doelstellingen en de missie van ASML X Brabant C. Een scout van Brabant C beoordeelt het intakeformulier en voert zo een eerste scan uit om in te schatten of het project mogelijk aansluit bij de opdracht en doelstellingen van de regeling en of de financieringsmogelijkheden van ASML X Brabant C daarbij passend zijn. Wanneer dit positief is, kun je na dit voortraject verder in de digitale aanvraagomgeving en kan de feitelijke aanvraag gestart worden. Ook in die fase kun je feedback krijgen van onze scouts.

Governance Code Cultuur
In het document Richtlijnen Governance Code Cultuur lees je waar je organisatie aan moet voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor een bijdrage van ASML X Brabant C. De aanvrager moet een rechtspersoon zijn. Als je werkt in een stichtingsvorm (of kleine BV) zonder toezichthouders (Raad van Toezicht, Raad van Commissarissen) en de verantwoordelijken(n) voor de uitvoering van het project zijn tevens bestuurder(s), meldt dit dan in het intakeformulier of in je gesprek met de scout, dan kunnen we al in een vroeg stadium meedenken over een passende governance.

Richtlijnen Governance Code Cultuur

Een aanvraag dien je (minimaal 12 weken vóór aanvang van het project) in via het aanvraagsysteem AIMS. Na de intakefase (een aanvraag bij Brabant C start altijd met een voortraject bestaande uit een aantal gesprekken met de scout(s) en het indienen van een ‘intakeformulier’) wordt de aanvraag doorgezet naar het aanvraagformulier. Als aanvrager heb je zelf een account aangemaakt in het systeem en kun je met jou inloggegevens weer inloggen en de werkelijke aanvraag starten. Onder deze tekst kun je de documenten Vereiste documenten voor de aanvraag ASML X Brabant C, een Voorbeeld van het Aanvraagformulier ASML X Brabant C en de verklaring van geen financiele moeilijkheden downloaden.

Nadat een aanvraag is ingediend, vindt er een sanity check (volledigheidscontrole) plaats om te bekijken of de aanvraag compleet is (lettend op de vereisten van het financieringsreglement). Als alles klopt en compleet is krijg je hierover per email een bericht. Brabant C streeft ernaar binnen 14 dagen na indiening van de aanvraag de sanity check te doen. Het kan zijn dat Brabant C na controle van de aanvraag nog informatie of een toelichting nodig heeft. In dat geval wordt per email een aanvullingsverzoek gestuurd. Zodra de aanvraag compleet is, geldt die datum als de officiële datum waarop het financieringsverzoek bij Brabant C is ingediend (dat kan van invloed zijn op de startdatum van het project, die minimaal 12 weken na het moment dat de aanvraag volledig werd, moet liggen)

Vereiste documenten aanvraag ASML x Brabant C Aanvraagformulier Financieringsreglement ASML x Brabant C Verklaring van geen financiële moeilijkheden Format projectplan

Je krijgt als aanvrager de gelegenheid de aanvraag toe te lichten in een korte pitch (10 minuten). Deze vindt live op een locatie in Eindhoven plaats voor de Impactcommissie. Deze commissie bestaat uit onafhankelijk deskundigen vanuit de cultuursector en vertegenwoordigers van ASML. De Impactcommissie adviseert Brabant C over het al dan niet verstrekken van de financiering. De data waarop de Impactcommissie bij elkaar komt zijn vooraf bepaald. Deze worden in de agenda op de website van Brabant C gepubliceerd. Zodra de aanvraag compleet is ingediend ontvang je een uitnodiging voor een van de geplande data.

Brabant C streeft ernaar om binnen 6 weken na het indienen van de aanvraag de pitch te kunnen laten plaatsvinden.

Nadat Brabant C besloten heeft het advies van de impactcommissie al dan niet te volgen, wordt de aanvrager daarvan op de hoogte gesteld. Een positieve beslissing wordt digitaal, per mail vanuit AIMS verstuurd. Wanneer er door de Impactcommissie een negatief advies wordt uitgebracht krijg jij als aanvrager de gelegenheid hierop een reactie te geven. Brabant C neemt op basis van het advies en de door de jou gegeven reactie een besluit op de aanvraag. Brabant C streeft ernaar om binnen 4 weken na ontvangst van het advies dit te delen met de aanvrager.

Na een positief besluit volgt nog de formele stap van de ondertekening van de Uitvoeringsovereenkomst.

Impactonderzoek
Jij als aanvrager draagt bij aan het totale onderzoek naar de impact van de Financieringsregeling ASML x Brabant C. Je bent daarom verplicht een impactonderzoek te laten uitvoeren. Dit onderzoek en de resultaten daaruit worden uitgevoerd en vastgelegd conform de formats die door een derde partij in opdracht van Brabant C zijn ontwikkeld. Aan dit onderzoek zijn kosten verbonden voor jou als projecthouder. Deze kun je opnemen op je projectbegroting. In het voortraject met de scout komt dit aan de orde. In de uitvoeringsovereenkomst worden hierover afspraken vastgelegd.

Monitoring
Wanneer de looptijd van een project langer dan 12 maanden is monitort Brabant C de tegenprestaties en verplichtingen. Hierover vindt altijd een gesprek plaats tussen Brabant C en de projecthouder.

Dit soort overleggen over de voortgang van het project kunnen plaatsvinden op jouw verzoek, maar het Brabant C initieert ten minste eenmaal per jaar een overleg op basis van een door jou aan te leveren voortgangsverslag.

Maximaal 13 weken nadat een project is afgerond moet de verantwoording zijn ingediend bij Brabant C. Na goedkeuring van de verantwoording zal Brabant C de financiering uiteindelijk definitief vaststellen. Hierna volgt de eventuele restantbetaling.

Het kan voorkomen dat de financiering lager wordt vastgesteld (bijvoorbeeld als blijkt dat de gerealiseerde eindbegroting lager is dan de ingediende, waardoor de Brabant C bijdrage boven de 50% zou uitkomen). In dat geval kan het zijn dat de jij als aanvrager een gedeelte van het voorschot aan Brabant C moet terugbetalen.

De richtlijnen en vereisten voor een verantwoording worden gecommuniceerd in het besluit en zijn tevens terug te lezen in artikel 16 van het Financieringsreglement ASML X Brabant C. Onderdeel van de verantwoording is (onder andere) een reflectie op de Brabant C criteria.