Nationaal Project

Wanneer een idee voor een project wordt geboren, zijn nog vele factoren van het plan in ontwikkeling en onzeker. In deze eerste fase ga je waarschijnlijk met veel mensen in gesprek over het idee en hoe dat gerealiseerd kan worden. Brabant C is één van je gesprekspartners, we kijken samen of Brabant C een partner kan worden van jouw project.

Voorafgaand aan de feitelijke aanvraag, wordt een voortraject doorlopen. Dit doen we om vooraf een inschatting te kunnen maken of je project bij Brabant C zou kunnen passen. Door met de scout de aanvraag voor te bereiden, kan bijtijds worden bijgestuurd of evt. worden verwezen naar andere, voor het project meer passende, financieringsmogelijkheden (buiten Brabant C).

Richtlijnen Governance Code Cultuur

Een aanvraag wordt (minimaal 16 weken vóór aanvang van het betreffende project) ingediend via het aanvraagsysteem AIMS. Na de intakefase (een aanvraag bij Brabant C start altijd met een voortraject bestaande uit een aantal gesprekken met de scout(s) en het indienen van een ‘intakeformulier’) wordt de aanvraag doorgezet naar het aanvraagformulier. Projecthouders hebben zelf een account aangemaakt in het systeem en kunnen met hun inloggegevens weer inloggen en de werkelijke aanvraag starten. Onder deze tekst kun je de documenten Vereiste documenten voor de aanvraag Nationaal Project en een Voorbeeld van het Aanvraagformulier Nationaal Project downloaden.

Nadat een aanvraag is ingediend, vindt er een sanity check (volledigheidscontrole) plaats om te bekijken of de aanvraag ontvankelijk is (lettend op de vereisten van het investeringsreglement). Als alles klopt en compleet is, is de aanvraag ontvankelijk en krijg je hierover per email een bericht. Brabant C streeft ernaar binnen 14 dagen na indiening van de aanvraag de sanity check te doen. Het kan ook zo zijn dat Brabant C na controle van de aanvraag nog informatie of toelichting nodig heeft. In dat geval wordt per email een aanvullingsverzoek gestuurd. De behandeltermijn wordt dan opgeschort. Zodra aan alle eisen in het aanvullingsverzoek voldaan is, wordt de aanvraag ontvankelijk verklaard en die datum (ontvankelijkheid) geldt dan als de officiële datum waarop het financieringsverzoek bij Brabant C is ingediend (dat kan van invloed zijn op de startdatum van het project, die minimaal 16 weken na het moment dat de aanvraag volledig was, moet liggen).

Je kunt tot 3 juni 2024 een aanvraag indienen.

Vereiste documenten aanvraag Nationaal Project Voorbeeld van het Aanvraagformulier Nationaal Project

De projecthouder wordt in de gelegenheid gesteld de aanvraag toe te lichten in een korte pitch (10 minuten). Deze vindt live op ons kantoor in Oisterwijk plaats of online via Zoom, voor een adviescommissie die per aanvraag verschillend van samenstelling is en aan het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert.. Deze adviescommissie bestaat uit 4 tot 6 personen (inclusief voorzitter) met expertise op inhoudelijk gebied, ondernemerschap, marketing. Voor elke pitch wordt een passende adviescommissie samengesteld. Brabant C heeft hiervoor een ‘poule’ van deskundigen ter beschikking die onder leiding van een voorzitter het bestuur van Brabant C over de aanvraag adviseert. Na de pitch neemt de commissie 30 minuten de tijd om in gesprek te gaan met de initiatiefnemer. Brabant C streeft er naar uiterlijk 6 weken na datum van indiening de pitch te kunnen laten plaatsvinden. Bekijk hier de Richtlijnen en tips voor de pitch.

Richtlijnen en tips voor de pitch

Nadat de directeur-bestuurder van Brabant C besloten heeft het advies van de adviescommissie al dan niet te volgen, wordt de projecthouder daar (maximaal 2 weken na de pitch) van op de hoogte gesteld en wordt het advies gedeeld met de aanvrager als overeenkomstig voornemen van het fondsbestuur. Als het advies afwijkt van wat er in het ingediende voorstel werd gevraagd, heb je als projecthouder recht op het indienen van een zienswijze (termijn: tot 2 weken na datum toesturen advies). Het fondsbestuur zal dan zonder formele bezwaarprocedure het voornemen heroverwegen. Bij een positief advies wordt de aanvrager verzocht een businessplan uit te werken (zie verderop).
Een onverhoopt negatief advies wordt doorgaans gevolgd door een afwijzing (negatieve beschikking). Na een negatief besluit is er nog het recht om formeel bezwaar aan te tekenen (tot 6 weken na toesturen beschikking) bij Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Het adres en de formaliteiten voor het indienen van bezwaar vind je in de beschikking.

Beschikkingen en andere formele berichten worden digitaal, per mail vanuit AIMS, verstuurd (NB voor de berekening van de genoemde  termijnen gaan we uit van de verzenddatum zoals die in AIMS geautomatiseerd wordt vastgelegd).
Bij een Nationaal project neemt Brabant C in twee stappen de beslissing over de aangevraagde financiering. De documentatie die dient te worden aangeleverd bij dit soort aanvragen, bestaat hierdoor ook uit twee delen en wordt dus gefaseerd aangeleverd.
De twee fasen van beoordeling zijn:

1. Besluit Partnership
   Na pitch en positief advies volgt het besluit of het (inter)nationale project past bij Brabant C: past het project bij de opdracht en doelen van Brabant C en is het projectteam daarvoor voldoende op orde? In een later stadium wordt het besluit over de investering genomen (zie hieronder punt 2.) Bij een positief besluit (gecommuniceerd met de projecthouder middels een ‘beschikking onder opschortende voorwaarde’) wordt de aanvrager verzocht een businessplan uit te werken volgens de richtlijnen die zijn beschreven in het investeringsreglement. Het uitwerken van het businessplan mag maximaal 26 weken duren. In het besluit worden eventuele nadere, per project specifieke, eisen opgenomen waar het businessplan aan moet voldoen. Brabant C is in deze fase beschikbaar voor feedback.
2. Besluit investering
   Nadat de aanvrager het businessplan heeft ingediend, wordt dit uiterlijk vier weken na ontvangst beoordeeld door Brabant C en volgt het besluit over het toekennen van de financiering. Dit wordt met de projecthouder gecommuniceerd middels een ‘beschikking (al of niet) voldaan aan opschortende voorwaarde’. In deze fase worden ook hoogte en vorm(en) van de financiering definitief gemaakt.

Ontwikkelfase
Soms komen aanvrager en Brabant C tot de conclusie dat er binnen een Nationaal Project een ontwikkelfase nodig is om de (inter-) nationale ambitie van het project duurzaam te realiseren. Deze ontwikkelfase is vooral gericht op validatie- en haalbaarheidsonderzoek en kan helpen om de aanpak en argumentatie voor de (inter-) nationale ambitie een sterker fundament te geven. Als er een ontwikkelfase wenselijk is, zal Brabant C dit in de loop van de behandelprocedure kenbaar maken.

Bij een positief besluit (1 hierboven) wordt de aanvrager gevraagd om uiterlijk binnen 15 weken een businessplan uit te werken en in te dienen. De richtlijnen waar het businessplan aan moet voldoen zijn:

1. 1. 1. het businessplan beschrijft de inhoud van de plannen, de ambitie en de omgeving;
      2. het businessplan geeft inzicht in wie de actoren zijn bij de plannen, de organisatie, het team en de juridische structuur;
      3. het businessplan bevat de aanpak, de tussentijdse mijlpalen en de planning;
      4. het businessplan bevat een commerciële paragraaf waarin de doelgroep, de propositie, de stakeholdersanalyse en het marketingplan zijn uitgewerkt;
      5. het businessplan bevat een financiële onderbouwing gedurende looptijd van het project, een financiële doorkijk na de projectperiode, een exploitatiebegroting en een liquiditeitsbegroting, een recente jaarrekening, een toelichting op de financiële paragraaf en een risicoanalyse;
      6. het businessplan vormt voldoende onderbouwing voor de haalbaarheid van de plannen voor wat betreft de exploitatie, de benodigde subsidie en de ontwikkeling van terugbetaalcapaciteit;
      7. de financiële haalbaarheid van het businessplan is aannemelijk

In het besluit partnership (de beschikking) kunnen nadere, project specifieke eisen worden opgenomen waar het businessplan aan moet voldoen, welke zijn voortgevloeid uit het advies.
Brabant C kan en zal, indien gewenst, begeleiden in de businessplan fase. In het proces van ontwikkeling van het businessplan is Renate Timmer (adviseur business development) namens Brabant C de contactpersoon.

Uiterlijk 4 weken na indienen van het businessplan neemt het bestuur van Brabant C een nader besluit over de financiering. Dat besluit omvat de hoogte van de bijdrage, het lening deel daarin, bevoorschotting en vereisten waaraan de projectverantwoording moet voldoen. Daarna volgen enkele formele stappen uitvoeren zoals het ondertekenen van de Uitvoeringsovereenkomst, het afspreken van termijnen van rente en aflossing voor het lening deel, ondertekenen van de Overeenkomst van Geldlening en het daarbij behorende incassoformulier om aan de rente- en aflossing betalingen te voldoen.

Gedurende de looptijd van een (meerjarig) project monitort Brabant C de tegenprestaties en verplichtingen middels tussenrapportages die de projecthouder aanlevert. Hierover vindt altijd een gesprek plaats tussen Brabant C en de projecthouder. Dit soort overleggen over de voortgang van het project kunnen plaatsvinden op jouw verzoek, maar Brabant C initieert ten minste eenmaal per jaar overleg op basis van de volgende door de projecthouder aan te leveren documenten:

• een inhoudelijke voortgangsrapportage, waarbij je ingaat op voortgang van de activiteiten zoals beschreven in het projectplan en het businessplan;
• een financiële voortgangsrapportage in de vorm van een kolom met gerealiseerde cijfers die je invoegt in de ingediende begroting en (bij meerjarig project) een actualisering van de meerjarenbegroting. Deze financiële rapportage dient door het bestuur van je organisatie geparafeerd te zijn;
• een jaarrekening voorzien van samenstelverklaring door je accountant. Deze gebruiken we om de verwachting en ontwikkeling van aflossingscapaciteit voor het leendeel te monitoren.

Maximaal 13 weken nadat een project is afgerond moet de verantwoording zijn ingediend bij Brabant C. Na goedkeuring van de verantwoording zal Brabant C de subsidie definitief vaststellen. Hierna volgt de eventuele restantbetaling. Het kan voorkomen dat de subsidie lager wordt vastgesteld (bijvoorbeeld als blijkt dat de gerealiseerde eindbegroting lager is dan de ingediende, waardoor de Brabant C bijdrage boven de 30% zou uitkomen). In dat geval kan het zijn dat de projecthouder een gedeelte van het voorschot aan Brabant C moet terugbetalen.

De richtlijnen en vereisten voor een verantwoording worden gecommuniceerd in de beschikking en staan tevens vermeld in het document Richtlijnen verantwoording Nationaal Project. Onderdeel van de verantwoording is (onder andere) een reflectie op de Brabant C criteria, deze vind je in het document format Reflectie op de criteria Nationaal Project.

Richtlijnen Verantwoording Nationaal Project format Reflectie op de criteria Nationaal Project